Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web comercial y del proceso de contratación de Colegia es Colegia, con sede en Calle El Carmen, Lechería, Anzoátegui.

Cuando una institución educativa contrata la Plataforma, dicha institución actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus estudiantes, representantes y personal. Colegia actúa como encargado del tratamiento respecto a esos datos, procesándolos únicamente según las instrucciones de la institución y los acuerdos de servicio aplicables.

2. Datos que recopilamos

2.1 Visitantes y prospectos comerciales

• Nombre, cargo e institución educativa.
• Correo electrónico y número de WhatsApp o teléfono.
• Ubicación aproximada (estado, ciudad, municipio) cuando la proporcionas voluntariamente.
• Información sobre el tamaño de la institución y necesidades expresadas en formularios o demos.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y cookies (ver sección 9).

2.2 Usuarios de la Plataforma (colegios y academias contratantes)

• Datos de cuenta: nombre, correo, rol y credenciales de acceso.
• Registros de actividad, auditoría y configuración del tenant.
• Datos operativos ingresados por la institución: estudiantes, representantes, personal docente y administrativo, pagos, notas y comunicaciones.

2.3 Representantes, familias y personal (usuarios finales de la institución)

Los datos de representantes, estudiantes y personal son proporcionados por la institución contratante. Colegia no decide las finalidades ni medios de ese tratamiento; la institución es responsable de contar con la base legal y los consentimientos necesarios, incluyendo los que correspondan a su personal conforme a la normativa laboral aplicable.

3. Finalidades del tratamiento

Utilizamos los datos personales para:

• Responder solicitudes de información, demos y soporte comercial.
• Proveer, mantener, asegurar y mejorar la Plataforma.
• Procesar pagos de suscripción y comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Enviar notificaciones operativas (recordatorios de pago, avisos institucionales) cuando la institución las active.
• Cumplir obligaciones legales, prevenir fraude y proteger la seguridad del servicio.
• Elaborar estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso del producto.

No vendemos datos personales a terceros.

4. Base legal

Tratamos datos personales sobre las siguientes bases, según corresponda:

• Ejecución de contrato: prestación del servicio contratado por la institución.
• Consentimiento: formularios comerciales, cookies no esenciales y comunicaciones opcionales.
• Interés legítimo: seguridad, mejora del producto y prevención de abuso.
• Obligación legal: requerimientos fiscales, contables o de autoridad competente.

5. Compartición con terceros

Podemos compartir datos con proveedores que nos ayudan a operar el servicio, tales como:

• Infraestructura en la nube y almacenamiento seguro.
• Procesadores de pago y entidades bancarias (para validación de transferencias autorizadas por la institución).
• Servicios de correo, mensajería (incluido WhatsApp) y analítica.
• Cloudflare Turnstile (verificación anti-bots en formularios públicos; ver sección 9.1).
• Asesores legales, contables o auditores, bajo confidencialidad.

Para la conciliación de pagos (Pago Móvil y transferencias) almacenamos únicamente el monto, la referencia bancaria, la fecha y la cédula asociada al pago — la información mínima necesaria para validar que el pago llegó. Colegia no gestiona el dinero ni tiene acceso a claves, contraseñas o datos de tarjetas: la transacción ocurre directamente entre quien paga y el banco.

Exigimos a estos proveedores obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos acordes al tratamiento encargado. También podremos divulgar información si la ley lo exige o para proteger derechos, seguridad e integridad de usuarios y de la Plataforma.

6. Retención

Conservamos los datos comerciales el tiempo necesario para gestionar la relación y las obligaciones legales. Los datos de cada institución se mantienen mientras dure la suscripción y, tras la terminación, durante el plazo razonable para exportación, resolución de disputas y cumplimiento normativo, salvo que la institución solicite eliminación anticipada conforme al contrato.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información, incluyendo cifrado en tránsito (TLS), aislamiento por institución (multi-tenant), control de acceso por roles, respaldos periódicos y monitoreo. Ningún sistema es 100 % infalible; si detectamos un incidente de seguridad que afecte tus datos, notificaremos a la institución responsable en un plazo no mayor a 72 horas desde su detección, con la información disponible sobre el alcance y las medidas tomadas.

8. Derechos del titular

Según la normativa aplicable, puedes solicitar:

• Acceso, rectificación o actualización de tus datos.
• Supresión, limitación u oposición al tratamiento, cuando proceda.
• Portabilidad de los datos que nos hayas proporcionado directamente.
• Retiro del consentimiento, sin afectar tratamientos previos lícitos.

Si eres representante o familiar de un estudiante, dirige tu solicitud primero a la institución, que es la responsable del tratamiento. Para datos comerciales o de tu cuenta de administrador, escríbenos a info@colegia.com.ve. Responderemos en un plazo razonable.

9. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento del sitio y la sesión. Podemos usar cookies analíticas para entender el uso del sitio comercial. Puedes configurar tu navegador para rechazar cookies no esenciales; algunas funciones podrían verse limitadas.

9.1 Verificación de seguridad (Cloudflare Turnstile)

En formularios públicos (solicitud de demo, contacto y acceso al portal) utilizamos Cloudflare Turnstile en modo gestionado para distinguir visitantes humanos de tráfico automatizado y proteger el sitio contra abuso. Cuando sea necesario, Turnstile puede mostrar una comprobación visual interactiva antes de enviar el formulario.

Cloudflare procesa, en nuestro nombre y como encargado del tratamiento, señales técnicas del cliente estrictamente necesarias para detectar y bloquear bots (por ejemplo, dirección IP, huella TLS, cabecera User-Agent, sitekey y dominio de origen), conforme al Anexo de privacidad de Turnstile de Cloudflare . No utilizamos Turnstile para perfilar personas ni para publicidad.

Para consultas sobre el tratamiento vinculado a Turnstile en nuestros formularios, escríbenos a info@colegia.com.ve. Para el procesamiento que Cloudflare realiza como responsable para mejorar las capacidades de detección de Turnstile, consulta el anexo citado.

10. Menores de edad

La Plataforma está dirigida a instituciones educativas y sus administradores. Los datos de menores son gestionados por la institución con autorización de sus representantes. No recopilamos deliberadamente datos de menores fuera del contexto autorizado por la institución.

Cuando la institución publica fotografías o videos de estudiantes menores de edad en su sitio público (por ejemplo, en la galería institucional), es responsabilidad de la institución contar con la autorización previa del representante antes de publicarlos. Colegia pone a disposición de la institución las herramientas para gestionar y retirar ese contenido, pero no decide qué imágenes se publican ni verifica el consentimiento subyacente.

11. Transferencias internacionales

Nuestros proveedores de infraestructura procesan datos fuera de Venezuela: los servidores y bases de datos operan en Amazon Web Services (región Ohio, Estados Unidos) y los expedientes y archivos institucionales en Cloudflare R2 (red global de Cloudflare). En ambos casos adoptamos salvaguardas contractuales y medidas de seguridad —cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles— adecuadas al nivel de riesgo.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad. Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos la fecha de última actualización. El uso continuado del servicio tras cambios materiales implica tu aceptación, salvo que la ley exija consentimiento adicional.

13. Contacto

Para consultas sobre privacidad: info@colegia.com.ve. Sede: Calle El Carmen, Lechería, Anzoátegui.